受付方法と準備(おつり等)の検討

 
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受付方法と準備(おつり等)の検討
受付の方法についても、いくつか検討しておくべき事があります。
受付に関する検討のポイントは、幹事からの要望に答えて貰いつつ、
受付担当が仕事をこなしやすいようにするにはどうすればよいかという部分になります。

受付けの場所について
受付を行う場所については会場により異なりますが、
幹事にとって負担の少ない場所を選びましょう。

会場選びのページにも記載してありますが、確認項目を記載します。
受付を通らず、会場に入る事ができないか
二次会のほとんどの場合において、ゲストは自由席である上、
会場への出入りが自由であるため、誰が会場に入っているのかわからなくなる事がよくあります。

入場者を把握できないと、最終的なゲスト人数もわからず
誰が会計を行ったかもわからなくなるので非常に混乱します。

そんな事にならないように、会場には会計と出欠チェックを行った人のみが
入れるよう徹底する必要があります。
そのためにも、受付は会場入り口に設置する必要があります。

もし、そのような場所がしっかりと取れない場合は、他の出口での出入りを制限するなど、
少し対策を考える必要がでてきます。


受付の場所から会場の中を見る事ができるか
大抵の場合、ゲストは受付け終了間際に多く到着します。
そのため受付が混雑し、なかなか二次会開始時刻になっても受付が終了できません。

結果受付担当者は、会が始まってもすぐに会場に入る事ができない事がよくあり、
更に受付場所が会場の外である場合には、
新郎新婦の入場〜最初の挨拶などが見れない事になります。

仕方がないとあきらめがちな部分ではありますが、
会場内が見える場所に設置できれば、受付を行う人にとっては嬉しい事になります。


室内かどうか
受付担当者は、数十分の間じっと座って(立って)いる必要があるため、
受付が室外にある場合やドアの開いた入り口付近にある場合には
非常に辛い仕事となってしまいます(特に真夏や真冬)。
季節によっては、強く気を使う必要のある部分となります。


机がおけるか、座れるか、十分な広さがあるか
たかが受付スペースとおもわれがちですが、当然広い方が使い勝手がよくなります。
特に、参加人数が多い二次会の場合は二カ所での受付や、
集金〜出欠チェックを分けた受付が必要になりますので、
それなりのスペースを用意する必要がでてきます。

また、机や椅子がしっかりとおけるだけのスペースがある事が望ましいです。


お金関係について
おつりの準備について
参加費が、1万円の場合を除いて常におつりが発生します。
そのおつりを用意するのは幹事なのか、受付担当なのかを決めておく必要があります。

また、おつり用のお金をどれだけ用意するかを検討する必要があります。
以下に目安となるおつりの金額を計算するツールを用意しましたので、
参考にしてみてください。

このツールでは、安心できる最低量のおつり準備量を計算した上、
実際に用意すべき"きりのいい金額"(5万円や6万円など)を割り出しています。
受付終了時に、準備金分という事で抜き出す金額を分かりやすくするためです。



当日のお金の管理について
受付終了時には、高額の参加費が集まっており、人数によっては100万近くの現金になります。

お店への支払い(会計)は通常は会終了後に行うため、二次会中は大切に保管しておく必要があります。
無くしてしまうと大変なので、先に誰が管理するか確実に決めておきましょう。

幹事自身で管理しても勿論構わないのですが、
非常にバタバタと忙しいので紛失してしまうという最悪の事態を考えると
受付担当に二次会終了まで持っておいて貰う事が無難です。


当日の会計について
二次会会場への支払い(会計)を誰が行うかも事前に決めておきましょう。
会場と打ち合せを行っている幹事が行うべき重要な部分となりますので
会計は受付担当等にはまかせず、幹事自身で行いましょう。

また、スムーズな会計を行うためにゲスト人数や回収金額などがすぐわかるように
受付け担当の人には、情報をまとめておいて貰う事が重要です。
まとめて貰う情報を以下に列挙します

  • 参加ゲスト人数(新郎新婦・幹事含む)
  • 男性の人数(新郎新婦・幹事含む)
  • 女性の人数(新郎新婦・幹事含む)
  • ドタキャン人数(名簿にあるのに来なかった人)
  • 当日参加人数(名簿にないのに参加した人)
  • 計算上の合計金額(計算による金額)
  • 最終合計金額(手元にある金額)
  • 用意したおつり代についての確認(混ざっているか、抜いているか)

以上の報告をして貰うための用紙を用意しています。ご利用下さい。
[[ダウンロードはこちらから]]
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ゲストリスト(名簿)の用意について
受付時には、事前に用意したゲストの名簿を使って出欠チェックを行って貰う必要があります。

この名簿のリストを誰が用意するのかを決めておく必要があります。
大抵の場合、名簿を管理している幹事が当日も用意しますが、
受付担当者自身が作業を行いやすいようにリストを作成し、
準備して来てもらう方法も受付け担当者にとって嬉しい場合があります。

受付がやりやすい名簿とは、ゲストの掲載順序等になるのですが、
以下に掲載順序の種類をあげます
男女別にするか、混合にするか
男女別にした場合のメリット・デメリットを記載します。
メリット 受付を男女別々(2カ所)にする事が容易に行えます。
男女により参加費が違う場合に、間違いを防ぎやすい。
デメリット 夫婦などで受付に来た際に、別々に探す必要がでる

男女については、印刷時に名前の色を分けておく事で対応も可能です。

名前の順
メリット 完全に五十音順に並べる事で、1人1人の検索時間を一定化させる事ができます。
デメリット 人数が多ければ多いほど大変になる
似たような苗字が多い場合には、検索が面倒になる
新郎新婦との関係別
メリット グループで集まって受付に来た場合の検索時間を極端に下げる事ができる
(1人目は探す必要があるが、一緒にきたメンバーは1人目の近くに全員の名前があるため非常に探しやすい)
どのグループから欠席者がでているかが一目でわかる
デメリット 細かいグループが沢山ある場合には、逆にややこしくなってしまう




これらの順序の方式は組み合わせて使う事ができますので、やりやすい方式を決めましょう。
例) 男女別+名前の順
      
忘れがちな受付への配慮に気をつけましょう。
受付時の名簿には、様々な方法があり、人それぞれ使いやすいフォーマットが違いますので、受付担当に合わせた名簿作りを心がけましょう!
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